Description générale
Les tâches principales du poste consistent à gérer et suivre tous les aspects du projet Centre d’Art et Musique de l’ONG Bel Avenir, à faire le lien entre la direction de l’ONG Bel Aveniret le réseau Eau de Coco et le centre, et à faire le lien entre le centre et ses différents partenaires techniques, financiers et institutionnels.
Description détaillée du poste
Gestion technique du projet :
En collaboration avec la direction de l’ONG et le département projets du réseau Eau de Coco, participer à la rédaction des demandes de financement pour le projet
Assurer la mise en œuvre de tous les aspects du projet
Informer toutes les parties concernées (réseau Eau de Coco, direction de l’ONG,personnel du CAM) de l’avancement du projet
Coordonner, organiser et valider les taches et plannings des assistants de coordination du centre
Planifier les réunions hebdomadaires/mensuelles nécessaires au suivi du projet
Collecter les rapports des équipes et rédiger le rapport technique mensuel et annuel du centre
En collaboration avec le pôle socio-éducatif et le département communication de l’ONG, élaborer les thèmes et le calendrier de sensibilisations des activités du centre
En collaboration avec le pôle artistique et la consultance artistique externe du centre :
– Elaborer et valider le programme des activités artistiques
– Planifier et valider le contenu des formations du personnel enseignant artistique
– Identifier les fournisseurs et effectuer les commandes de matériel artistique
Contrôle de procédures et suivi de matériel
– Effectuer le suivi régulier des cahiers d’entrée et de sortie du matériel technique et artistique et des tenues de spectacle du centre
– Superviser les inventaires périodiques des stocks et inventaires annuels du centre et en effectuer la saisie
Gestion de bases de données
– Vérifier les bases de données générale, scolaire et sociale remontées par les équipes administrative, sociale et éducative du centre
– Encadrer les équipes dans la saisie de leurs données dans la base de données générale de l’ONG
Relations avec la direction et les autres projets de l’ONG
– Assurer le lien entre le centre et les autres projets de l’ONG
– Participer aux réunions de coordination de l’ONG
– Organiser des réunions régulières avec la direction de l’ONG pour le suivi de la coordination du projet
Gestion événementielle
En collaboration avec la direction de l’ONG et les trois pôles du centre, planifier,
coordonner et mettre en œuvre les événements artistiques du centre (prestations,
festivals, échanges interculturels)
En collaboration avec la personne en charge des relations de l’ONG avec les institutions
et le pôle socio-éducatif, obtenir les autorisations nécessaires à la réalisation de ces
événements
En collaboration avec la chargée du pôle ESIP du centre, organiser les activités
d’information, de témoignage et d’évaluation relatives aux événements
Gestion financière du projet
Activités génératrices de revenus
– En collaboration avec la direction de l’ONG et l’association Cultuléart, traiter et valider les prestations payantes des groupes du centre
– En collaboration avec la direction de l’ONG, traiter, valider et facturer les locations de la salle de cinéma
– Effectuer les ventes solidaires du centre (laboly, photos, CDs, DVDs, cartes postales) en l’absence du responsable administratif
En collaboration avec le service comptabilité de l’ONG, planifier les dépenses du centre
Valider et vérifier les devis et factures relatives aux dépenses du centre
En collaboration avec le département suivi financier de l’ONG, effectuer la ventilation mensuelle des dépenses du centre dans les différents rapports financiers correspondants
Gestion du personnel
En collaboration avec la direction de l’ONG, établir les fiches de poste et participer aux recrutements de nouveau personnel
En collaboration avec la direction et le département ressources humaines de l’ONG, gérer les absences, permissions, congés, demandes d’explications et éventuellement sanctions du personnel du centre
En collaboration avec les assistants de coordination en charge des pôles socio-éducatif et artistique, accompagner les équipes dans la mise en œuvre de leurs tâches
quotidiennes
Rechercher les prestataires, planifier et valider le contenu des sessions de formations pour le personnel du centre
Valider auprès du service comptabilité les paiements des indemnités mensuelles des prestataires responsables d’activité
Valider les paiements des professeurs du centre
Communication
En collaboration avec le département communication de l’ONG, élaborer et valider les contenus des communiqués et articles concernant les activités du centre
Mettre à jour les dossiers de présentations des groupes et du centre
Relations avec les partenaires financiers et institutionnels
Etre la première personne référence pour tous les aspects de représentation du centre
auprès des partenaires financiers et institutionnels
En collaboration avec la personne en charge des relations de l’ONG avec les institutions,
informer régulièrement les partenaires institutionnels des activités de l’ONG
Selon le calendrier établi par les conventions de partenariat/subvention, assister aux
ateliers de formation et réunions avec les partenaires financiers du projet
Communiquer régulièrement aux partenaires financiers l’avancement de la mise en
œuvre des activités du projet
Envoi des candidatures
Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) aux adresses suivantes :
artetmusique@ongbelavenir.org, jlguirao@ongbelavenir.org et dir.supports@ongbelavenir.org ou de déposer votre dossier dans les bureaux de l’ONG Bel Avenir, Avenue de France,
Tsimenatse, Tuléar 601, avant ce vendredi 14 février 2020, 18h.
Fichier téléchargeable: Fiche de poste coordinateur (trice) CASEM
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