Description générale

Les tâches principales du poste consistent à gérer et suivre tous les aspects du projet Centre d’Art et Musique de l’ONG Bel Avenir, à faire le lien entre la direction de l’ONG Bel Aveniret le réseau Eau de Coco et le centre, et à faire le lien entre le centre et ses différents partenaires techniques, financiers et institutionnels.
Description détaillée du poste

Gestion technique du projet :

 En collaboration avec la direction de l’ONG et le département projets du réseau Eau de Coco, participer à la rédaction des demandes de financement pour le projet:

  • Assurer la mise en œuvre de tous les aspects du projet
  • Informer toutes les parties concernées (réseau Eau de Coco, direction de l’ONG,personnel du CAM) de l’avancement du projet
  • Coordonner, organiser et valider les taches et plannings des assistants de coordination du centre
  • Planifier les réunions hebdomadaires/mensuelles nécessaires au suivi du projet
  • Collecter les rapports des équipes et rédiger le rapport technique mensuel et annuel du centre

 En collaboration avec le pôle socio-éducatif et le département communication de l’ONG, élaborer les thèmes et le calendrier de sensibilisations des activités du centre

 En collaboration avec le pôle artistique et la consultance artistique externe du centre :

  • Elaborer et valider le programme des activités artistiques
  • Planifier et valider le contenu des formations du personnel enseignant artistique
  • Identifier les fournisseurs et effectuer les commandes de matériel artistique

 Contrôle de procédures et suivi de matériel

  • Effectuer le suivi régulier des cahiers d’entrée et de sortie du matériel technique et artistique et des tenues de spectacle du centre
  • Superviser les inventaires périodiques des stocks et inventaires annuels du centre et en effectuer la saisie

 Gestion de bases de données

  • Vérifier les bases de données générale, scolaire et sociale remontées par les équipes administrative, sociale et éducative du centre
  • Encadrer les équipes dans la saisie de leurs données dans la base de données générale de l’ONG

 Relations avec la direction et les autres projets de l’ONG

  • Assurer le lien entre le centre et les autres projets de l’ONG
  • Participer aux réunions de coordination de l’ONG
  • Organiser des réunions régulières avec la direction de l’ONG pour le suivi de la coordination du projet

Gestion événementielle:

 En collaboration avec la direction de l’ONG et les trois pôles du centre, planifier,
coordonner et mettre en œuvre les événements artistiques du centre (prestations,
festivals, échanges interculturels)

 En collaboration avec la personne en charge des relations de l’ONG avec les institutions et le pôle socio-éducatif, obtenir les autorisations nécessaires à la réalisation de ces
événements

 En collaboration avec la chargée du pôle ESIP du centre, organiser les activités d’information, de témoignage et d’évaluation relatives aux événements
Gestion financière du projet

 Activités génératrices de revenus

  • En collaboration avec la direction de l’ONG et l’association Cultuléart, traiter et valider les prestations payantes des groupes du centre
  • En collaboration avec la direction de l’ONG, traiter, valider et facturer les locations de la salle de cinéma
  • Effectuer les ventes solidaires du centre (laboly, photos, CDs, DVDs, cartes postales) en l’absence du responsable administratif

 En collaboration avec le service comptabilité de l’ONG, planifier les dépenses du centre

 Valider et vérifier les devis et factures relatives aux dépenses du centre

 En collaboration avec le département suivi financier de l’ONG, effectuer la ventilation mensuelle des dépenses du centre dans les différents rapports financiers correspondants

Gestion du personnel

 En collaboration avec la direction de l’ONG, établir les fiches de poste et participer aux recrutements de nouveau personnel

 En collaboration avec la direction et le département ressources humaines de l’ONG, gérer les absences, permissions, congés, demandes d’explications et éventuellement sanctions du personnel du centre

 En collaboration avec les assistants de coordination en charge des pôles socio-éducatif et artistique, accompagner les équipes dans la mise en œuvre de leurs tâches
quotidiennes

 Rechercher les prestataires, planifier et valider le contenu des sessions de formations pour le personnel du centre

 Valider auprès du service comptabilité les paiements des indemnités mensuelles des prestataires responsables d’activité

 Valider les paiements des professeurs du centre

Communication

 En collaboration avec le département communication de l’ONG, élaborer et valider les contenus des communiqués et articles concernant les activités du centre

 Mettre à jour les dossiers de présentations des groupes et du centre

Relations avec les partenaires financiers et institutionnels

 Etre la première personne référence pour tous les aspects de représentation du centre auprès des partenaires financiers et institutionnels

 En collaboration avec la personne en charge des relations de l’ONG avec les institutions, informer régulièrement les partenaires institutionnels des activités de l’ONG

 Selon le calendrier établi par les conventions de partenariat/subvention, assister aux ateliers de formation et réunions avec les partenaires financiers du projet

 Communiquer régulièrement aux partenaires financiers l’avancement de la mise en œuvre des activités du projet

Envoi des candidatures
Envoyez votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation + prétention salariale) avant 18h30 ce Mercredi 20 janvier 2021 à l’adresse de l’ONG Avenue de France , route du port, tsimenatsy , Toliara ou par e-mail avec la référence « BA-AO-CASEM21- Coordinateur CASEM » à drh@ongbelavenir.org en copie volontariat@ongbelavenir.org et paghum@ongbelavenir.org